e-Collittera; yazar, yönetici sekreter, editör ve hakemden oluşan 4 ayrı modüle sahiptir.

e-Collittera ve yazar modülü

e-Collittera, bir makalenin dergi yazım kurallarının belirlediği ölçütlere göre gönderilmesini sağlar. Sisteme bir makale gönderen yazar için yazılımın aşamalarını izlemek ve yazılımın istediği boşlukları doldurmak yeterlidir. Bir yazar, e-Collittera tarafından internet üzerinde oluşturulan kendisine ait özel sayfasını kullanarak sistemin yazarlara sunduğu tüm hizmetlerden yararlanır. Bir yazar sisteme makale gönderme sürecinin herhangi bir aşamasında makale gönderimini çeşitli nedenlerle yarım bırakabilir. Daha sonra kendi sayfasında görüntülenen gönderilmesi tamamlanmamış makalesini yeniden aktive ederek makale gönderme sürecine kaldığı yerden devam edebilir.

e-Collittera ve yönetici sekreter modülü

e-Collittera yönetici sekreteri; sisteme gönderilen her makaleyi, değerlendirme sürecinin sonuna kadar izleyebilir ve gerekli yazışmaları otomatik olarak gerçekleştirebilir. Yazara ve editöre gönderilen "yeni makale alındı" mesajından, hakemlere gönderilen (değerlendirmenin geciktiğine dair) hatırlatma mesajlarına kadar tüm yazışma şablonları yönetici sekreter tarafından düzenlenerek hangi zaman aralıklarında hangi kullanıcılara gönderileceğine karar verilir. İşin geri kalan kısmı e-Collittera tarafından otomatik olarak gerçekleştirilir. Yönetici sekreter, sisteme gönderilen tüm makaleleri izleyebilir, süreçleri takip edebilir. Tüm veriler veritabanına kayıtlı olduğu için, herhangi bir makalenin yoğun iş yükü nedeniyle gözden kaçması, kaybolması ya da unutulması engellenmiş olur.

e-Collittera ve editör modülü

e-Collittera, editörlere makale toplama ve değerlendirme süreçlerini pratik bir biçimde düzenleme ve izleme olanağı sağlar. Sisteme gönderilen bir makale hakkında son kararı verene kadar bütün süreçler editörün bilgisi dahilinde gelişir. "Editör ana sayfası"ndan izlenebilen bu süreçler ayrıca e-posta ve SMS yoluyla da editöre raporlanır. Editörler, bir makalenin değerlendirilmesi sırasında ki, hakem atama, hakem sonuçlarını görme ve değerlendirme, sisteme yeni hakem davet etme, bu sonuçlara göre; makaleden revizyon isteme, kabul ya da reddetme gibi yetkilerinin tümünü internet üzerinden gerçekleştirir. Editörler ayrıca tartışmalı bir makale konusunda yayın kuruluna danışmak ya da yayın kurulunun makale hakkında son kararı vermesini isteyebilir ve bu süreçleri internet üzerinden yönetebilir. Sisteme gelen tüm makaleleri topluca görebilen editör, hangi makalenin ne zaman geldiğini, hangi makaleden ne zaman revizyon istendiğini ayrıntılarıyla izleyebilirler. Revizyon istenen bir makaleden ne zaman yanıt geldiğini, kabul edilen bir makalenin kabul edilme tarihini, reddedilen bir makalenin reddedilme tarihini gerekçesiyle birlikte görüntüleme şansına sahiptir. Bir makalenin değerlendirme basamaklarından hangisinde bulunduğu, hangi hakeme ne zaman gönderildiği bilgilerine ulaşabilirler.
Aynı biçimde çeşitli istatistik bilgilerine de ulaşabilen editörler, hakemlerle ilgili de düzenli bilgilere erişebilirler. Bir makalenin hakeme gönderildikten sonra bekleme süresinin ortalamasından, hangi hakemin değerlendirme sürecinde daha hızlı hangi hakemin daha yavaş olduğu bilgilerine ulaşabilirler. En çok makale kabul eden hakem, en çok makale reddeden hakem ve benzeri bilgiler editörlere hakemler hakkında da geribildirimde bulunacak ve böylece hakem performanslarının da en üst düzeye çıkarılması sağlanabilecektir. İstatistik modülünün en önemli katkılarından birisi de derginin kalitesindeki artışın izlenebilmesidir. e-Collittera desteği alan bir bilimsel dergi editörü, dergiye gönderilen makale türlerinde ki çeşitliliğin arttığını, makale kalitesinde gözle görülür iyileşmeler olduğunu ve en önemlisi dergiye gönderilen makale sayısında ve dergide yayınlanan makalelere yapılan sitasyonların arttığını görecektir.

e-Collittera ve hakem modülü

e-Collittera sistemine davet edilen hakemler, bir makalenin değerlendirilmesi için gerekli olan tüm süreçleri internet üzerinden gerçekleştirirler. Bir makalenin PDF biçimindeki tam metnini yükleyebilen hakemler, satır numaraları verilmiş makaleleri inceleyerek, dergi yönetimi tarafından hazırlanan online değerlendirme formlarını doldururlar. Formlara değerlendirme sonucunda vardıkları kararın açıklamasını ekleyen hakemler bu açıklamanın editör ve istenirse yazar tarafından da izlenmesini sağlarlar. Revizyon istediklerin makaleleri, revize edilerek gönderildikten sonra (görmeyi istemişlerse) tekrar görebilirler.

Hakemler, değerlendirdikleri makaleler hakkında çeşitli istatistiksel bilgilere de ulaşabilirler. Toplam kaç makale değerlendirdiklerini ve her bir makaleyi değerlendirme sürelerini kolayca izleyebilirler. Değerlendirdikleri makalelerden kaçını kabul ettikleri, kaçını reddettikleri ve kaçından revizyon istediklerini görerek bunlarla ilgili olarak kendi çalışma süreçleri konusunda geribildirimler alabilirler.