e-Collittera, bilimsel bir derginin sahip olması gereken uluslararası ölçütlerin tamamının yerine getirilmesini sağlayacak biçimde tasarlanmıştır. Bir makalenin istenen standartlarda yayımlanabilmesi için gereken yazar yönlendirmelerini barındırır. Hakem değerlendirmesi için gerekli yazışmaları otomatik olarak yapan e-Collittera, hakem değerlendirme sonuçlarını da saklayarak her an ulaşılabilir kılar. Tüm bunların yanında, değerlendirme süreçlerinde yarattığı kolaylık nedeniyle zaman kaybını engeller ve bir derginin istenen periyotta yayımlanmasını sağlar. Uluslararası standartlara uygun makaleler, değerlendirme kurumunun güvenilirliği, hakem değerlendirme raporlarının yetkili kurumlarca istendiğinde ulaşılabilir olması ve bir sonraki sayının planlandığı süre içinde, gecikmeksizin yayımlanması bir derginin niteliğini belirleyen en önemli bileşenlerdir.

e-Collittera ve nitelikli makale

e-Collittera yazar modülü sisteme makale göndermek isteyen her yazarı, dergi yazım kurallarının belirlediği ölçütlere göre yönlendirir. Böylece dergiye gönderilen bir makale, henüz yönetici sekreterin ve editörün eline ulaşmadan denetimden geçmiş olur. Yönlendirici ara yüzler ve geribildirimler sayesinde makalesini dergi yazım kurallarına göre hazırlamak isteyen yazar, bu süreci zaman kaybetmeden ve hata yapmasına izin verilmeden gerçekleştirmiş olur. Bu ilk denetim, makalenin biçimsel özellikleri için harcanan zamanı, yazar için olduğu kadar yönetici sekreter, editör ve hakemler için de en aza indirir. Böylelikle makalenin içeriği ve bilimsel bilgi birikimine yaptığı katkı daha sağlıklı ve daha derinlemesine değerlendirilmiş olur.

e-Collittera ve makale kabul

e-Collittera, bilimsel bir dergi için makale toplama sürecini tamamen internet üzerinden gerçekleştirir. Sisteme gönderilen makaleler yönetici sekreterin ön denetiminden geçtikten sonra değerlendirilme süreci için editöre gönderilirler. Sisteme makale gönderen bir yazar, "Gönder" düğmesini tıkladığı an makalenin e-Collittera veritabanına kaydedildiğinden emin olur. Yazar makalesinin sisteme ulaştığı bilgisini otomatik e-posta ve SMS aracılığıyla öğrendiği gibi, sisteme ulaşan makalesini, e-Collittera tarafından internet üzerinde oluşturulan kişisel sayfasından da izleyebilir.

e-Collittera ve makale değerlendirme

Sisteme gönderilen bir makale henüz gönderilme aşamasındayken değerlendirilme sürecine girmiş demektir. Bir makalenin, derginin yazım kurallarına uygunluğu değerlendirilir ve bu uyumun bozulmaması e-Collittera tarafından güvence altına alınır. Sisteme ulaşan makale, daha sonraki tüm değerlendirme süreçlerinde elektronik formatta internet üzerinde dolaşır. Önce yönetici sekreter tarafından, dergi yazım kurallarına uygunluğu teyit edilerek editöre iletilir. Editör kendisine yönlendirilen makaleyi, ön değerlendirmeden geçirerek hakemlere yönlendirir. Makale değerlendirmesini tamamlayan hakemlerin raporları yeniden editör sayfalarına döner. Editör tarafından hakem raporlarının değerlendirilmesi, son kararın verilmesi, yayın kurulunun fikrinin alınması ve yazara iletilecek geribildirimler e-Collittera aracılığı ile internet üzerinden gerçekleştirilir.

e-Collittera ve iletişim

e-Collittera, makale kabul ve değerlendirme süreçlerinin tamamında yazar, yönetici sekreter, editör ve hakemler arasında kusursuz bir iletişim ortamı sağlar. Yönetici sekreter, sisteme yeni gönderilen bir makaleyi editöre yönlendirirken makale hakkında editöre bildirmek istediği detayları da makaleyle birlikte gönderebilir. Aynı biçimde hakemler değerlendirme sırasında aldıkları notları yazara ya da editöre makaleyle birlikte iletebilirler. Bunu dışında yönetici sekreter ve editörün yetki alanında olan e-posta ve kısa mesajlar, gerekli tanımlar yapıldıktan sonra otomatik olarak devreye girerler. Örneğin, sisteme yeni bir makale gönderildiğinde, yazar makalesi sisteme ulaştığı konusunda; yönetici sekreter ve editör de sistemde yeni bir makale bulunduğu konusunda e-posta ve SMS yoluyla bilgilendirilirler. Aynı biçimde hakem ve editör arasındaki süreçte de otomatik posta ve mesajlar devrededirler. e-Collittera yazılımının iletişim özelliği, bir makalenin sisteme gönderilmesinden yayımlanmasına, reddedilmesine ya da revizyon istenmesine kadar geçen bütün süreçte aktiftir.

e-Collittera ve istatistik

e-Collittera'nın sunduğu olanaklar bununla da kalmayıp istatistiksel bilgi bazında önemli veriler sağlar. Bir editör, e-Collittera ile çalışan tüm yazar ve hakemler hakkında detaylı istatistiklere ulaşabilir. Bir yazarın kaç makale gönderdiği, bu makalelerden kaçının kabul edildiği ya da kaçından revizyon istendiği, gönderilen makale sayısına oranlarıyla birlikte görüntülenebilir. Aynı biçimde hakemler hakkında da detaylı bilgilere ulaşmak olanaklıdır. Bir hakemin makale değerlendirme sürecindeki performansı, bir makale hakkında verdiği kararın genel kararları içindeki oranı gibi pek çok bilgi istatistik modülü sayesinde ulaşılabilir kılınmıştır. Dergiye bir yıl içinde kaç makale gönderildiği, bunlardan kaçının kabul edildiği, gönderilen makalelerin türlerinin neler olduğu, kabul edilen makale türlerinin diğer makale türlerine oranı, makale gönderiminin hangi dönemlerde artış ya da düşüş gösterdiği ve benzeri pek çok bilgi e-Collittera istatistik modülü aracılığıyla edinilebilir.

e-Collittera ve kullanım bilgileri

Türkiye'de gerçekleştirilen ilk elektronik makale kabul ve değerlendirme yazılımı olarak e-Collittera yazılımı kompleks bir veritabanı uygulamasına sahip olmakla birlikte, kullanıcı ara yüzleri son derece titiz bir çalışmayla hazırlanmıştır. Kullanıcı ara yüzlerinde bulunan yardım desteği, içinde bulunulan sayfanın nasıl kullanılacağı hakkında detaylı bilgi verdiği gibi; istenirse kullanıcı türüne göre sistemin nasıl işlediğine ilişkin genel bilgilere de erişim sağlar. Bu bilgiler yazdırılabilir formatta kullanıcının hizmetine sunulmuştur. Bu titiz çalışma sonucunda, veritabanında karmaşık bir süreci başlatan komut, kullanıcı tarafından tek bir düğmeyle aktive edilebilir hale gelmiştir. Yine de e-Collittera yazılımı için çeşitli eğitim setleri hazırlanmıştır. Sistem içinde bulunan sayfalardaki yönlendirici uyarılar, yardım dosyaları, sistemle birlikte verilen Kullanıcı, Yönetici Sekreter, Editör ve Hakem Kılavuzları gibi dokümanlar, kullanıcıların her türlü gereksinim ve sorularını karşılayacak biçimde hazırlanmıştır. Ancak e-Collittera eğitim setinde bununla da yetinilmemiş ve Pleksus Web sitesinde eğitici dokümanlar, çeşitli formatlarda (PDF, Word, Ppt. gibi) ulaşılabilir kılınmıştır. e-Collittera yöneticileri ve yönetici sekreterleri için belli periyotlarda Pleksus bünyesinde seminerler düzenlenmekte ve karşılıklı görüşmelerle seminer süreleri saptanmaktadır. Bünyemizde ki e-Collittera uzmanları bilimsel dergilerin yönetim birimlerinin bulunduğu yere kadar giderek çeşitli eğitici brifingler de vermektedirler. Tüm bunların dışında e-Collittera uzmanlarıyla mesai saatleri içinde e-posta, chat ve telefon aracılığıyla bağlantı kurmak da olanaklıdır.

e-Collittera ve oryantasyon

e-Collittera'nın en önemli özelliklerinden birisi, esnek ve modüler bir yapı olarak tasarlanmış olmasıdır. Birbirinden farklı disiplinlerdeki bilimsel dergilerin gereksinimlerinin farklılıklar gösterebileceği düşüncesinden hareketle e-Collittera yazılımı, farklı isteklere göre yeniden yapılandırılmaya uygun bir karakter taşımaktadır. Herhangi bir bilimsel dergi, e-Collittera desteği almaya karar verdiği andan itibaren Pleksus bünyesindeki e-Collittera uzmanları, ilgili dergi yönetimiyle toplantılar düzenleyerek derginin genel özelliklerini ve farklılıklarını sistemli bir biçimde yazılıma uyarlamaya başlarlar. Bu hazırlık süreci sonunda oluşan yeni e-Collittera sistemi, yalnızca o dergiye özgü, kendi standartları içinde benzersiz bir yazılıma dönüşecektir.